Bonfires 2024

  • ลด effort ของคนจัดงานให้น้อยลง
  • หาสปอนเซอร์ เงิน สถานที่ น้ำ ขนม ให้คนจัดงาน
  • ให้สปอนเซอร์สนับสนุน tech communities ได้กว้างขึ้น
  • ทำให้การจัดงานมัน sustainable ได้ประโยชน์กับทุกฝ่าย

Backstory

  • คุยกับพี่ๆ หลายคนที่จัดงาน tech events พวก meetups, hackathons, conferences มา หลายคนมีไฟเยอะมาก ส่วนมากเป็น nerd แบบเราที่อยากจัดเพราะอยากหาคนคุยเรื่องเดียวกัน จัดด้วยใจ ไม่ได้เงินสักบาท แต่ทุกคนพูดเหมือนกันว่าจัดงานครั้งนึงมันใช้พลังเยอะ บางคนเหนื่อยจนไม่อยากจัดงานที่สอง
  • โดยเฉพาะคนที่จัดงานครั้งแรกๆ หรือจัดงาน format ใหม่ที่ไม่เคยทำมาก่อน อย่างน้อยสุดก็หาเงินมาจัดงาน หาสปอนเซอร์ ทำ deck หาสปีคเกอร์ ทำกราฟฟิค เซ็ตอีเวนท์ เซ็ตไลฟ์สตรีม สั่งอาหารสั่งน้ำ ดูเรื่องการเงิน โปรโมทแล้วโปรโมทอีก กว่าจะเข็นงานนึงให้ออกมาก็สาหัส บางงานนี่เตรียมกันหลายเดือนจนถึงหลักปี พวก conf นี่แทบจะต้องเป็น full-time volunteer เพราะไม่ค่อยมีคนมาช่วยกัน
  • แม้แต่กลุ่มเราที่จัดงานกันจะ 50 ครั้งแล้ว จัด format แทบจะไม่ซ้ำกัน พยายามทำให้ชิวที่สุดก็ยังเหนื่อยอยู่ดี แต่ละคนก็มีงานอย่างอื่นที่ต้องทำเยอะอยู่แล้ว ปกติเราจัดงานก็แฮปปี้นะ ชอบที่ได้เห็นคนได้คุยกัน ได้อะไรจากมัน แต่ยังไงในมุมของโปรแกรมเมอร์ที่อยากเก่งขึ้น อยาก grow professionally in career ก็อยากเอาเวลาไปเขียนโค้ดมากกว่า

Core Values

  • Everything open source and open data: use Git, GitHub and modern GitOps practice!
  • Everything automated.

Pain #1: Finding Sponsors is Hard

  • หาสปอนเซอร์ยาก (เรียงตามความสำคัญเวลาจัดงาน)
  • #1: เงิน
    • อันนี้หายากที่สุด หลายครั้งคนจัดงานก็อยากได้เป็นเงิน มันเอามาจัดการเองง่ายกว่า พวก swags, equipments
    • บางทีเริ่มหาสถานที่หรืออาหารกันได้ แต่ไม่มีเงินก็ลำบาก
  • #2: สถานที่
    • อันนี้สำคัญที่สุดเวลาจัดงาน
    • คนจัดงานอยากได้สถานที่ที่เดินทางสะดวก ติด BTS/MRT เพราะมีผลต่อ drop-off rate ของคนร่วมงาน ที่ยิ่งไกลยิ่ง drop-off เยอะ / คนไม่อยากมากัน
  • #3: น้ำ ขนม อาหาร เบียร์
    • หาคนสนับสนุน
  • #4: ปรินท์: ป้าย X-Stand เสื้อ พวงกุญแจ

Mismatched Sponsors

  • สปอนเซอร์บางเจ้าไม่น่ารัก
  • มี demand มากเกินไป ขอเยอะเกิน ต้องเขียนเอกสาร
  • recruiting / hiring / promote บริษัทตลอดเวลา - บางทีคนจัดงานฟรีรู้สึกเหมือนโดนหลอกใช้ฟรี
  • บางคนมีหัวข้อในใจที่อยากทำที่ไม่ได้ตรงกับ interest ของคนจัดงาน เช่นถ้าคนจัดไม่ได้สนใจเรื่อง Web3 แต่สปอนเซอร์จะโยง (mismatching interests)
  • -> คนจัดงานไม่อยากไปยุ่งด้วย ยิ่งคนจัดงานฟรีก็ไม่ได้อยากมาปวดหัว

Pain #2: Friction & Efforts

  • ความลำบาก (friction & effort) ในการจัดงาน
  • หลังจากจัดงานมาเกือบ 50 ครั้ง ก็เห็นได้ชัดว่ามันมีหลายส่วนที่มัน automate ได้จริงๆ และไม่ต้องทำใหม่เองทุกครั้ง ตั้งแต่ ticketing, promote, proposals, forms, livestreaming
  • ส่วนตัวอยากลดงานที่คนจัดต้องเตรียมให้น้อยที่สุด ตั้งแต่จัดงานมาเราเกลียดการเขียน proposal ที่สุด ตอนนี้ถ้าต้องเขียนก็คือจะไม่ทำ เสียเวลา
  • สำหรับมือใหม่ - ไม่รู้ว่าจะเริ่มจัดงานยังไง

Solution #1: Sponsors Database

  • เริ่มจากปัญหาของการหาสถานที่ สปอนเซอร์อาหาร สปอนเซอร์เงินก่อนเลย
  • จนถึงวันนี้เวลาจัดงาน format ใหม่ๆ ก็ยังยากอยู่ดี
  • อยากเริ่มจากรวบรวมสถานที่จัดงาน รวมถึงข้อมูลของแต่ละสถานที่ที่คนจัดงานต้องรู้ เซ็ต livestream ที่นั่นยังไง ไปจนถึง metadata อย่างจุคนได้กี่คน ค่าใช้จ่าย สถานที่ ค่าจอดรถ อุปกรณ์เครื่องเสียง
  • ต่อจากนี้อยากทำ sponsors list ที่เค้า community-friendly เข้าไปคุยได้ง่าย
  • ตอนนี้เรามี open-source event spaces list ที่เราเคยไปจัดงานด้วย https://creatorsgarten.org/wiki/EventSpaces - อันนี้จริงๆ เป็น markdown files ใน GitHub จะเปิดผ่าน GitHub ก็ได้ ตัว wiki เอามา render ให้ จะเปิด PR มาก็ได้

Connectors

  • ความยากจริงๆ อยู่ที่ trust & contact point ด้วย
  • หลายคนที่ยังใหม่อยู่ ตรงนี้มองว่าต้องมีคนช่วย facilitate ให้
  • อาจจะเป็นสมาคมโปรแกรมเมอร์, contact point ที่เค้าพร้อม หรือพี่ๆ ที่มี connection ตรงนี้ เช่นตอนเราอยากจัดงานก็ชอบทักหาพี่รูฟ พี่ช้าง พี่หมี พี่ๆ เค้าช่วยเราตลอดเลย

Solution #2: Open Information & Templates

  • เก็บข้อมูลการจัดงานแบบ open-source มากขึ้น ให้คนอื่นเอาไปใช้ได้
  • วิธีการเริ่มจัดงาน ข้อมูลจากการจัดงานรอบก่อนๆ รวม resources & references เช่น sponsorship proposal, call for speakers, call for sponsors, forms
    • templates + data (e.g. Notion, Airtable) ที่เคยใช้จัดงานจริงๆ มาแล้วเวริค เอา sensitive information ออก แล้วเอามาเป็น reference ให้คนเริ่มจัดดู

Solution #3: Automation & Copilot

  • หลังจากนั้นอยากจะสร้าง Bonfires Copilot ขึ้นมาช่วยจัดงาน
  • เป็น automation tool และ AI copilot ที่ใช้ฐานข้อมูลที่เรามี มาช่วยลดภาระในการจัดงาน
  • Match ความต้องการจัดงาน (จำนวนคน วันเวลา) กับสถานที่จัดงาน สปอนเซอร์ต่างๆ ฟิลเตอร์จาก database ที่เราทำ (ดูใน Bonfires Automator)
  • ช่วยเซ็ตอัพ ticketing & promote: facebook event, eventpop, สร้าง sponsor proposal ตาม template
  • สร้างกราฟฟิคงานเริ่มต้น
  • reference: Zero effort events with Garden Zero

Site and Repo

Further Ideas

  • Bonfires
  • Using GitOps to manage accesses, re: grtn/configuration
  • How can we help more e.g. on promoting or sponsor contacts, without having too much work on our side?
  • Sustainable needs money.
  • Framing and positioning